Informacje związane z przetwarzaniem danych osobowych

Informacje związane z przetwarzaniem danych osobowych

Niniejszym informujemy Pana/Panią, że przetwarzamy Pana/Pani dane osobowe przekazane nam w związku z korzystaniem z naszych usług.

Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie OVUM z siedzibą w Gdyni (81-388) przy ul. Traugutta 2.

Zakres przetwarzanych danych

Przetwarzamy Pana/Pani dane osobowe przekazane nam w związku z korzystaniem z naszych usług. Pośród tych danych mogą znajdować się, w szczególności, następujące informacje:

  • imię i nazwisko;
  • adres zamieszkania;
  • numer PESEL;
  • numer telefonu;
  • adres e-mail;
  • firma;
  • adres stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej;
  • numer NIP.

Cele i podstawy przetwarzania

Dane przetwarzane są w następujących celach i w oparciu o następujące podstawy prawne:

  • zawarcie i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
  • wystawienie faktury, uwzględnienie rachunku w dokumentacji księgowej oraz realizacja pozostałych obowiązków rachunkowych i księgowych nakładanych przez przepisy prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
  • wykonanie zadań publicznych (art. 6 ust. 1 lit. e RODO);
  • ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń związanych z umową, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • identyfikacja klienta powracającego, odtworzenie przebiegu współpracy, wymienionej korespondencji, przygotowanych dokumentów itp., co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Odbiorcy danych

W przetwarzaniu danych osobowych mogą brać udział następujące podmioty:

  • cyber_Folks S.A. – w zakresie przechowywania danych osobowych na serwerze, w tym na serwerze skrzynki pocztowej;
  • Google – w zakresie korzystania z usług w ramach pakietu Workspace, w ramach których dochodzi do przetwarzania danych osobowych;
  • Microsoft – w zakresie korzystania z usług w ramach pakietu Office 365, w ramach których dochodzi do przetwarzania danych osobowych;
  • SAFI STUDIO Paweł Nowakowski – w zakresie korzystania z oprogramowania typu CRM, w ramach którego przetwarzane są dane osobowe na potrzeby usprawnienia pracy oraz identyfikacji klienta powracającego;
  • organy administracji publicznej – w zakresie wykonania zadań publicznych;
  • podwykonawcy – w zakresie świadczenia usług, które wiążą się z dostępem do danych osobowych.

Wszystkie powyższe podmioty biorą udział w procesie przetwarzania danych osobowych na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych. Wszystkie te podmioty zapewniają odpowiedni poziom ochrony danych osobowych.

Pana/Pani dane osobowe mogą być przekazywane do Urzędów Skarbowych w ramach wypełniania obowiązków związanych z rozliczeniami publiczno-prawnymi. Pana/Pani dane osobowe mogą być również przekazywane innym organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, jeżeli będzie to konieczne do wypełniania obowiązków nałożonych przepisami prawa lub dochodzenia swoich praw.

W sytuacji, w której konieczne byłoby skorzystanie przez nas z profesjonalnej pomocy prawnej, Pana/Pani dane osobowe mogą być przekazywane do kancelarii prawnych świadczących na naszą rzecz pomoc prawną w zakresie, w jakim jest to konieczne do dochodzenia naszych praw lub obrony przed roszczeniami.

Przekazywanie danych do państw trzecich

W związku z korzystaniem z usług Google i Microsoft, dochodzi do przekazywania danych do państw trzecich w związku z ich przechowywaniem na serwerach zlokalizowanych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Google i Microsoft zapewniają odpowiedni poziom ochrony danych osobowych poprzez stosowane mechanizmy zgodności, takie jak programy certyfikujące lub standardowe klauzule umowne.

Okres przechowywania danych

Pana/Pani dane osobowe będą przechowywane przez czas prowadzenia przez nas działalności pożytku publicznego, chyba, że wcześniej sprzeciwi się Pan/Pani przetwarzaniu danych osobowych, co spowoduje usunięcie tych danych. Sprzeciw będzie skuteczny po upływie terminu przedawnienia roszczeń z tytułu zawartej umowy. Do tego czasu Pana/Pani dane osobowe będą nam niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Proszę również pamiętać, że gdy chodzi o dane zawarte w dokumentacji księgowej, dokumentacja taka musi być przechowywana przez okres wynikający z przepisów prawa.

Uprawnienia związane z przetwarzaniem

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Panu/Pani następujące uprawnienia:

  • prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
  • prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych;
  • prawo do usunięcia danych (jeżeli Pana/Pani zdaniem nie ma podstaw, abyśmy przetwarzali Pana/Pani dane, może Pan/Pani żądać, abyśmy je usunęli);
  • prawo do ograniczenia przetwarzania danych (może Pan/Pani żądać, abyśmy ograniczyli przetwarzanie danych wyłącznie do ich przechowywania lub wykonywania uzgodnionych z Panem/Panią działań, jeżeli Pana/Pani zdaniem mamy nieprawidłowe dane lub przetwarzamy je bezpodstawnie);
  • prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (ma Pan/Pani prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu; powinien Pan/Pani wskazać nam Pana/Pani szczególną sytuację, która Pana/Pani zdaniem uzasadnia zaprzestanie przez nas przetwarzania objętego sprzeciwem; przestaniemy przetwarzać Pana/Pani dane w tych celach, chyba że wykażemy, że podstawy przetwarzania przez nas danych są nadrzędne wobec Pana/Pani praw lub też, że Pana/Pani dane są nam niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń);
  • prawo do przenoszenia danych (ma Pan/Pani prawo otrzymać od nas w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego dane osobowe, które Pan/Pani nam dostarczył na podstawie umowy lub Pana/Pani zgody; może nam Pan/Pani zlecić przesłanie tych danych bezpośrednio innemu podmiotowi);
  • prawo wniesienia skargi od organu nadzorczego (jeżeli stwierdzi Pan/Pani, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem, może Pan/Pani złożyć w tej sprawie skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub innego właściwego organu nadzorczego).

W celu wykonania swoich praw prosimy skierować swoje żądanie pod adres e-mail biuro@ovum.org.pl. Proszę pamiętać, że przed realizacją Pana/Pani uprawnień będziemy musieli odpowiednio Pana/Panią zidentyfikować.

Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych

Podanie przez Pana/Panią danych jest warunkiem skorzystania z naszych usług.