Ludzka bytność na ziemi ma niewątpliwy wpływ na otaczającą nas rzeczywistość. Od momentu urodzenia, każdy z nas pozostawia jakiś ślad, w pewnym sensie dokumentuje swoje istnienie. Jesteśmy częścią społeczeństwa, które tworzy historię.
W znaczeniu administracyjno-prawnym kronikę ludzkiego życia stanowią księgi stanu cywilnego – specyficzny rodzaj dokumentacji, potwierdzający przede wszystkim 3 ważne wydarzenia w życiu człowieka. Są nimi urodzenie, małżeństwo (opcjonalnie) oraz zgon. Mamy zatem księgi urodzeń, małżeństw oraz zgonów.
Generalną zasadą jest, że dany akt jest sporządzany przez urząd stanu cywilnego obejmujący swoim zasięgiem miejsce, gdzie zdarzenie, tj. urodzenie, zawarcie małżeństwa lub zgon, miały miejsce. Dla uproszczenia można przyjąć, że obszar kompetencji danego USC pokrywa się z obszarem gminy. Akta stanu cywilnego przechowywane są w formie ksiąg, a od jakiegoś już czasu również w formie elektronicznej.
Okres przechowywania ksiąg w USC wynosi 100 lat dla aktów urodzeń oraz 80 lat (wcześniej było również 100) dla aktów małżeństw oraz zgonów. Po tym okresie dokumenty powinny trafić do archiwów państwowych przypisanych do danego obszaru. Z aktów stanu cywilnego sporządzane są odpisy – skrócone (zawierające najbardziej istotne dane) oraz zupełne (bardziej szczegółowe). Jeżeli zależy nam na poznaniu pełnej treści wpisu, możemy wnioskować również o możliwość wykonania fotografii/skanu zapisu w księdze lub zamówić jej kserokopię. Archiwa z kolei wydają kopie (np. uwierzytelnione) lub skany. Ogromna część dokumentacji jest dostępna na stronie www.szukajwarchiwach.gov.pl.
O wydanie odpisów/kopii akt z USC mogą się ubiegać:
– osoby, których akt dotyczy, ich małżonkowie oraz rodzeństwo;
– zstępni oraz wstępni;
– osoby, które wykażą interes prawny.
Aktualnie wniosek o wydanie odpisu można składać w dowolnym USC na terenie kraju. Jeżeli sprawa jest bardziej problematyczna, warto zwracać się bezpośrednio do urzędu, który interesującą nas księgę przechowuje.
Dla celów dokumentacyjnych i historycznych warto posiadać odpisy aktów stanu cywilnego dotyczące własnej osoby, najbliższych oraz przodków. Życie układa różne, czasem katastrofalne scenariusze (pożary, zaginięcia ksiąg itp.). Posiadane odpisy mogą się niekiedy okazać jedynym dokumentem, na podstawie którego odtworzony zostanie zapis w księdze, a my udowodnimy np. swoje prawo do spadku po przodku.
Księgi stanu cywilnego to ogromna skarbnica wiedzy historycznej. Dzięki nim udaje się ustalić kto mieszkał na danym terenie, skąd przybył, jak długo żył i kim byli jego rodzice. Często znajdziemy również informacje o zawodzie, a w księgach z okresu okupacji – przyczynę zgonu.
Urzędy stanu cywilnego, w znanej nam obecnie formie, na ziemiach polskich istniały od 1874 r., ale tylko na terenach gdzie znajdowała się administracja niemiecka (zabór pruski, Pomorze Zachodnie, Ziemia Lubuska, Łużyce, większość Śląska, ziemia kłodzka oraz Mazury). Paradoksalnie przyczynił się do tego znienawidzony przez Polaków kulturkampf. W pozostałych regionach (zabór rosyjski, zabór austriacki, Śląsk Cieszyński) prowadzone były księgi wyznaniowe. W tym przypadku np. ksiądz z danej parafii był równocześnie urzędnikiem stanu cywilnego.
Różnorakie prowadzenie ksiąg stanu cywilnego, na terenach podlegających dawniej pod inne prawodawstwo (niemieckie, rosyjskie bądź austriackie), miało miejsce przez cały okres międzywojenny. Sytuacja ta jest do dzisiaj trwałą i żywą pozostałością po rozbiorach. Przykładowo, osoba urodzona w 1930 r. w Kaliszu może otrzymać odpis z księgi wyznaniowej, a jej rówieśnik, urodzony w pobliskim Ostrowie Wielkopolskim, z klasycznej księgi stanu cywilnego.
Jak widać, księgi stanu cywilnego stanowią nie lada gratkę dla miłośników historii czy też genealogii. Dzięki dostępowi do skanów publikowanych przez archiwa, korzystanie z nich może przerodzić się w ciekawą i pożyteczną pasję.
Dokumentacja przechowywana w urzędach, z uwagi na zrozumiałą ochronę danych osobowych, obwarowana jest dodatkowymi przepisami, chroniącymi informację przed osobami niepowołanymi. Szczegóły dotyczące tej tematyki reguluje Prawo o aktach stanu cywilnego.
Poza księgami stanu cywilnego, podobną funkcję pełniły dawniej również wyznaniowe księgi metrykalne. Do dziś możemy ubiegać się o świadectwa chrztu, ślubu lub zgonu. W uzasadnionych przypadkach taka dokumentacja będzie również stanowiła dowód w sprawie spadkowej. Kolejna skarbnica wiedzy wykorzystywana zarówno do celów prawnych, jak i genealogiczno‑historycznych. Temat jest jednak bardzo obszerny i wymagający dodatkowej publikacji.