Dokumentowanie zdarzeń towarzyszy ludzkości od tysięcy lat. Dzięki dokumentom możemy potwierdzić własność, uzyskane tytuły naukowe, datę i miejsce urodzenia itp. Dokumenty są informacją o naszym życiu, w tym o wzlotach i upadkach, korzyściach i karach. Wspomagają naszą pamięć i chronią przed zapomnieniem efekty naszej działalności. Dlatego warto zastanowić się nad sposobem prowadzenia domowego archiwum i określić, jak długo przechowywać dokumenty.
Rodzaje dokumentów i ich okres przechowywania
Dokumenty można podzielić na niezwykle istotne, archiwalne, niepodlegające niszczeniu (tzw. brakowaniu) oraz dokumenty mniej ważne, których okres przechowywania można odpowiednio określić. Nie wnikając w szczegóły, okres przechowywania najbardziej powszechnych, tzw. dokumentów mniej ważnych kształtuje się następująco:
5 lat – dokumenty podatkowe (okres liczony od końca roku, w którym zeznanie podatkowe zostało złożone);
3 lata – świadczenia okresowe (media, energia elektryczna, gaz, telewizja kablowa, internet, telefon czynsz), alimenty;
2 lata – paragony, karty gwarancyjne (okres może być dłuższy i wynikać z treści udzielonej gwarancji).
Okres przechowywania umów, dokumentów związanych z kredytem itp. należy ocenić indywidualnie, kierując się okresem trwania danego zdarzenia. Przykładowo, dokumenty kredytowe warto przechowywać co najmniej do momentu spłaty całego świadczenia i uzyskania z tego tytułu stosownego potwierdzenia.
Dokumenty, które warto przechowywać bezterminowo
Istnieje jeszcze pokaźna lista dokumentów, które warto przechowywać bezterminowo. Wymienić można chociażby:
- świadectwa szkolne,
- dyplomy,
- odpisy akt stanu cywilnego,
- metryki kościelne,
- akty notarialne,
- dokumenty bardzo stare i posiadające wartość historyczną,
- istotne dokumenty opisujące stan zdrowia nas i przodków,
- dokumentację związaną z zatrudnieniem (np. świadectwa pracy).
Dokumenty tego typu, oprócz wartości sentymentalnej i informacyjnej, mogą się okazać niezbędne w przypadku trudnych do przewidzenia kataklizmów. Przedłożenie odpisu z domowego archiwum może mieć kolosalne znaczenie dla odtworzenia zniszczonych materiałów i służyć naszym interesom. Warto o tym pamiętać również w kontekście dostarczenia do domowego archiwum najważniejszych odpisów, takich jak świadectwo maturalne, dyplom ukończenia wyższej uczelni, akt stanu cywilnego czy metryka kościelna.
Co zrobić, jeśli nie wiemy, jak długo przechowywać dokumenty?
Jeśli mamy wątpliwości, jak długo przechowywać dokumenty, warto skontaktować się z fachowcem, np. prawnikiem, księgowym czy doradcą podatkowym. Mogą oni pomóc nam określić okres przechowywania dokumentów związanych z naszą sytuacją indywidualną. Ważne jest, aby nie przetrzymywać niepotrzebnie dokumentów, ale jednocześnie uważać, aby nie pozbywać się ich za wcześnie.
Jak odpowiednio przechowywać dokumenty?
Dokumentacja papierowa powinna być odpowiednio przechowywana, zarówno pod względem porządku i dostępu do materiałów, jak i warunków składowania. W przypadku faktur, paragonów i innych dokumentów o ograniczonym okresie przechowywania, wystarczy zwykły, odpowiednio opisany segregator i pomieszczenie wolne od wilgoci.
Materiały archiwalne traktujemy już z większym pietyzmem. Często tzw. foliowa koszulka nie jest najlepszym rozwiązaniem. Osoby bardziej zaangażowane w tematykę mogą spróbować postarać się o odpowiednie pudła, np. bezkwasowe, do celów archiwistycznych. Ważna jest również wilgotność i temperatura w pomieszczeniu.
Podsumowanie
Domowe archiwa są ważne zarówno dla ich właścicieli, jak i, niekiedy, dla ogółu społeczeństwa. Istotne jest, aby zadbać o własne zbiory w sposób rozsądny i przechowywać je zgodnie z określonymi wytycznymi. Dokumenty należy przechowywać przez określony czas, a te o szczególnej wartości sentymentalnej i informacyjnej warto przechowywać bezterminowo. Warto skonsultować się z fachowcem, jeśli mamy wątpliwości co do okresu przechowywania dokumentów. Odpowiednie przechowywanie dokumentów zapewni nam możliwość wykorzystania ich w przyszłości, gdy będą nam potrzebne, i uchroni przed utratą ważnych informacji.
